L’externalisation des entretiens professionnels, entre obligation légale et enjeu managérial : une solution profitable aux collaborateurs et aux managers

Vous connaissez les entretiens professionnels imposés par votre employeur, mais savez-vous que celui-ci peut déléguer leur organisation ? L’externalisation des entretiens professionnels ne se résume pas à un face à face avec les salariés. Ces rendez-vous imposent de savoir entendre et écouter chaque individu, pour leur permettre de progresser dans leur parcours professionnel. Ils doivent être propices à la confiance afin que les collaborateurs puissent se livrer en toute honnêteté. Cet article est autant à destination des salariés que des responsables d’entreprise. Pour que ces moments restent utiles et pertinents pour tous, nous vous livrons les secrets de l’externalisation des entretiens professionnels. Pourquoi faire appel à un consultant spécialisé ? Quels sont les bénéfices pour les salariés comme pour les managers ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place lors de ces entrevues privilégiées ?

Quelles sont les obligations de l’entretien professionnel externalisé ?

1. Cadre légal

Les obligations légales de l’entretien professionnel, qu’il soit internalisé ou externalisé, sont définies par le Code du travail français.

Définition

L’entretien professionnel est un moment d’échange privilégié entre l’employeur et le salarié. On le distingue de l’entretien annuel d’évaluation.

Il a pour objectif de discuter des perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Périodicité

L’entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans :

• À partir de l’entrée dans l’entreprise ;
• Puis à partir de la date de l’entretien précédent.

Il est obligatoire pour tous les salariés, quelle que soit la taille de l’entreprise. Un accord collectif d’entreprise ou de branche peut prévoir une périodicité différente.

Un entretien professionnel doit systématiquement vous être proposé si vous reprenez votre activité après une période d’interruption :

• Congé de maternité ;
• Congé parental d’éducation à temps plein ou à temps partiel ;
• Congé d’adoption ;
• Congé de proche aidant ;
• Congé sabbatique ;
• Période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption ;
• Arrêt maladie de plus de 6 mois.

Entretien récapitulatif tous les 6 ans

Tous les six ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Ce bilan doit notamment vérifier si le collaborateur a bien :

• Suivi au moins une action de formation ;
• Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience (VAE) ;
• Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

2. Externalisation de l’entretien professionnel

Cadre légal de l’externalisation

Il est tout à fait légal pour une entreprise d’externaliser la réalisation des entretiens professionnels à un prestataire externe. Cependant, cette délégation doit respecter les obligations réglementaires mentionnées ci-dessus.

Responsabilité de l’employeur

Même en cas d’externalisation, la responsabilité finale de la bonne réalisation de l’entretien professionnel incombe à l’employeur. Celui-ci doit s’assurer que les entretiens sont réalisés conformément à la législation en vigueur.

Pourquoi externaliser les entretiens professionnels ?

Quand une entreprise fait le choix d’externaliser ses entretiens professionnels, c’est qu’elle est consciente des nombreux avantages que cette décision pourrait lui offrir. Voici les principales raisons pour lesquelles une entreprise pourrait choisir cette option :

Pour l’expertise spécialisée

Les prestataires externes sont souvent des experts en gestion des ressources humaines et en développement professionnel. Ils ont une connaissance approfondie :

• Des meilleures pratiques ;
• Des tendances du marché ;
• Des outils de développement de carrière.

Pour l’amélioration de la qualité des entretiens

Déléguer la gestion des entretiens professionnels à des consultants spécialistes améliore leur qualité globale. Un prestataire extérieur apporte des méthodologies structurées et des approches innovantes pour réaliser les entretiens professionnels. Les entretiens sont plus approfondis et mieux préparés, alignés avec les objectifs de développement de l’entreprise.

Pour l’objectivité et la neutralité

Les prestataires externes offrent une perspective objective et neutre, ce qui peut encourager les salariés à s’exprimer plus librement. Cela peut mener à des discussions plus honnêtes et productives, sur leurs aspirations et leurs besoins en développement.

Pour le gain de temps

Externaliser les entretiens professionnels permet aux managers de se concentrer sur leurs responsabilités principales et stratégiques. Leur charge administrative est allégée. Ils peuvent davantage se consacrer à la gestion opérationnelle et à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Pour le retour sur investissement

Externaliser les entretiens offre un bon retour sur investissement. En améliorant la qualité des entretiens professionnels et en aidant les salariés à atteindre leurs objectifs de développement, les entreprises peuvent augmenter la motivation et la fidélisation des employés. Cette implication a un impact positif sur la productivité globale.

Pour la conformité légale

Les consultants externes sont spécialisés. Ils sont informés des obligations légales. Ils peuvent s’assurer que les entretiens sont réalisés conformément à la législation en vigueur, réduisant ainsi le risque de non-conformité pour l’entreprise.

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Quelle est la différence entre entretien individuel et entretien professionnel ?

Tous les deux utilisés dans la gestion des ressources humaines, les entretiens individuels et professionnels sont complètement distincts.

Objectifs

L’entretien individuel est utilisé pour :

• L’évaluation de la performance ;
• La fixation d’objectifs ;
• La résolution de problèmes ;
• Le suivi des projets ;
• Discuter des préoccupations spécifiques d’un salarié.

Il peut aussi être réalisé pour des raisons disciplinaires, de feedback continu ou pour discuter de questions de carrière spécifiques.

A contrario, le bilan professionnel est centré sur le développement de la carrière et des compétences du salarié. Il a pour but d’évaluer :

• Les perspectives d’évolution professionnelle ;
• Les besoins en formation ;
• Les aspirations du salarié.

Il doit aider à construire un parcours professionnel en lien avec les objectifs de l’entreprise et les ambitions personnelles du salarié.

Périodicité

La fréquence de l’entretien individuel dépend des pratiques internes de l’entreprise. Il peut être trimestriel, semestriel ou annuel, selon les besoins de suivi et de gestion.

Le Code du travail français impose que l’entretien professionnel soit réalisé tous les deux ans, voire plus fréquemment dans certains cas. Un état des lieux récapitulatif doit être effectué tous les six ans.

Contenu

L’entretien individuel couvre :

• Les performances passées et présentes ;
• Les réalisations, les défis, les objectifs à court terme ;
• Des discussions sur la satisfaction et les conditions de travail, les relations avec les collègues.

L’entretien professionnel se concentre sur l’avenir du salarié au sein de l’entreprise. Il aborde :

• Les compétences actuelles et à développer ;
• Les opportunités de formation ;
• Les projets professionnels ;
• Les souhaits de mobilité ;
• Les évolutions de carrière.

Participants

L’entretien individuel est habituellement conduit par le manager direct du salarié. Il arrive que des représentants des ressources humaines soient présents.

L’entretien professionnel peut être conduit par le manager direct, par un responsable des ressources humaines ou un prestataire externe en cas d’externalisation.

Quels sont les bénéfices de l’entretien professionnel pour les salariés ?

Les avantages d’une telle démarche sont nombreux et utiles à tous les salariés de l’entreprise, du dirigeant à l’ouvrier.

Pour tous les collaborateurs

1. Accès à l’information sur le CPF

L’entretien professionnel est une occasion privilégiée pour informer les salariés sur leurs droits et les opportunités liées au CPF. Les collaborateurs peuvent découvrir comment utiliser leurs crédits CPF pour :

• Planifier un projet de formation qualifiante ;
• Obtenir des certifications ;
• Réaliser un bilan de compétences.

L’accès à ces informations est indispensable afin de leur permettre de prendre en main leur développement professionnel et d’élargir leurs savoir-faire.

2. Développement des compétences

Les entretiens professionnels ont pour but d’identifier les besoins en formation des collaborateurs et de mettre en place des plans de développement adaptés. Grâce à cela, ils peuvent :

• Se former aux nouvelles technologies ;
• Se préparer à des évolutions de carrière ;
• Améliorer leur employabilité durable.

3. Clarté sur les perspectives d’évolution

Ces entretiens offrent un cadre pour discuter des perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. Les salariés peuvent exprimer leurs ambitions et comprendre les possibilités de progression professionnelle, telles que :

• Une promotion ;
• Un changement de poste ;
• Une mobilité interne.

4. Reconnaissance et motivation

Enfin, l’entretien professionnel est un moment de reconnaissance pour les salariés. Il leur prouve que leur employeur s’intéresse à leur parcours et à leur développement. Cela peut avoir un effet positif sur leur motivation et leur engagement au sein de l’entreprise.

Pour les managers

5. Formation au dialogue constructif

Les entretiens professionnels nécessitent que les managers soient formés à la communication et à l’écoute active. Ils apprennent à créer un environnement de confiance où les salariés se sentent à l’aise pour discuter de leurs aspirations et de leurs besoins. Cette compétence est essentielle pour un management efficace et bienveillant.

6. Identification des talents et des besoins en compétences

En menant des entretiens professionnels, les managers prennent conscience des compétences et des talents de leurs équipes. Cela permet d’identifier les besoins en formation et de planifier des actions de développement adaptées. La performance collective en est renforcée.

7. Amélioration de la gestion des carrières

Les managers peuvent utiliser les informations recueillies lors des entretiens professionnels pour mieux gérer les carrières des membres de leur équipe. Ils sont en mesure de proposer des parcours professionnels alignés avec les aspirations des salariés et les besoins de l’entreprise. Tous ces aspects combinés favorisent la rétention des talents.

8. Renforcement de la collaboration et de la cohésion d’équipe

En établissant un dialogue régulier et constructif, les managers peuvent renforcer la cohésion au sein de leurs équipes. Les collaborateurs se sentent écoutés et soutenus, ce qui favorise un climat de confiance et de coopération.

Quelques bonnes pratiques pour les entreprises…

Clarté des objectifs et de la transmission des informations

Avant l’entretien, la société doit clairement définir les objectifs de l’entretien professionnel et les communiquer au consultant externe. Cela inclut les attentes en matière de développement des compétences, de mobilité interne et de formation.

Afin de permettre au consultant de préparer un entretien pertinent et personnalisé, il convient de leur fournir toutes les informations nécessaires sur les salariés concernés (compétences, aspirations, besoins de l’entreprise, etc.).

Mise en confiance et écoute active

Le consultant doit commencer l’entretien en mettant le salarié à l’aise. Il doit expliquer le déroulement de la séance et les objectifs. Créer un climat de confiance est essentiel pour favoriser un échange ouvert et constructif.

Ils doivent aussi pratiquer une écoute active, montrant un intérêt sincère pour les propos du salarié. Ils doivent poser des questions ouvertes pour encourager le salarié à s’exprimer pleinement. Leur retour d’information doit être constructif et bienveillant. Les consultants doivent souligner les points forts du salarié tout en suggérant des axes d’amélioration, toujours dans une optique de développement et de valorisation.

Il va sans dire que le consultant doit respecter les bonnes pratiques relationnelles, telles que la confidentialité, l’empathie, le respect et la transparence.

Plan d’action personnalisé et disponibilité post-entretien

Après chaque entretien, les consultants doivent rédiger un compte-rendu détaillé et précis des échanges. Ce document doit être partagé avec le salarié et les responsables RH de l’entreprise.

Ils doivent également proposer un plan d’action concret et réaliste basé sur les discussions. Il peut inclure des formations spécifiques, des projets à court terme ou des objectifs de carrière à long terme.

Les consultants restent bien entendu disponibles pour des questions ou des clarifications après l’entretien. Cela permet de maintenir une relation de confiance et d’assurer que le salarié et l’entreprise soient alignés.

L’externalisation des entretiens professionnels représente une stratégie efficace pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion des talents. En faisant appel à des spécialistes externes, les entreprises bénéficient d’une expertise spécialisée, d’une objectivité accrue et d’une meilleure qualité des entretiens. Pour les salariés, le bénéfice est réel. Ces entretiens offrent une opportunité précieuse de discuter de leurs aspirations professionnelles tout en s’informant sur les dispositifs de formation, tels que le CPF. Ils profitent d’un accompagnement personnalisé dans leur développement de carrière.

Vous souhaitez faire appel à des professionnels des ressources humaines pour la conduite de vos entretiens professionnels ? Chez Ressources et Progrès, nous sommes à votre écoute pour établir une approche personnalisée en fonction de vos besoins. Rendez-vous sur notre page de contact.